Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng tổng đài ảo Cloud PBX, và đang tìm kiếm tài liệu về dòng này đặc biệt là cách sử dụng tổng đài ảo Cloud PBX?. GCloud PBX cung cấp tài liệu Hướng dẫn sử dụng Cloud PBX cho Giám sát viên, Quản lý… Tại liệu hướng dẫn bao gồm: Cách đăng nhập, Báo cáo thống kê, nghe ghi âm, hội nghị, giám sát, thiết lập, lịch sử, thay đổi thông tin cá nhân.
Trong bài viết này Gcloud PBX sẻ Hướng dẫn sử dụng Cloud PBX chi tiết cụ thể để khách hàng có nhu cầu tự cài đặt và sử dụng một cách tốt nhất
Quý khách có thể làm theo các bước sau:
1. Đăng nhập:
Username: C0008
Password:xxxxx
B1. Statistics: Online: Thống kê số extension đang được người dùng sử dụng, Extension/Limit: số extension đã được cấp và giới hạn.
B2. Current call activity: các cuộc gọi hoạt động hiện tại. External calls/Channels: Cuộc gọi bên ngoài, internal calls: Cuộc gọi nội bộ.
B3. Recent CDR: Là chức năng để xem nhật ký cuộc gọi, hiển thị ngày gọi , số extension, số bị gọi, trạng thái, thời lượng.
B4. Recent event: Là chức năng để xem nhật ký hoạt động của user đăng nhập.
2. Báo cáo thống kê:
– Report Outbound: Hiển thị danh sách các cuộc gọi ra.
– Graph Putbound: Hiển thị biểu đồ thống kê các cuộc gọi ra theo tháng
– Reports Inbound: Hiển thị danh sách các cuộc gọi vào:
– Graph Inbound: Hiển thị biểu đồ thống kê các cuộc gọi vào theo tháng
3. Nghe ghi âm: Lưu trữ file ghi âm của các cuộc gọi
– Record Outbound: Lưu trữ file ghi âm của các cuộc gọi ra.
– Reports Inbound: Lưu trữ file ghi âm của các cuộc gọi vào.
4. Hội nghị:
– Nội dung: Quản lý các cuộc họp hội nghị gồm tìm kiếm theo mã hội nghị. thêm hội nghị, xóa.
– Thêm mới hội nghị
5. Giám sát:
– Nội dung: Tính năng cho phép theo dõi toàn bộ cuộc thoại hiện tại trên hệ thống, agent trông queues, bao gồm các thông tin trạng thái cuộc gọi, thời gian bắt đầu cuộc gọi, thời gian trả lời, số chủ gọi, số bị gọi
– Chức năng này còn cho phép theo dõi trạng thái tất cả các agent trong hệ thống.
– Các trạng thái như sau:
+ Dial: Hệ thống đang thực hiên gọi
+ Link: Cuộc thoại đã được kết nối thông thoại
+ Ring: Cuộc thoại đang nghe lời chào của hệ thống hoặc đang đổ chuông phía chủ gọi.
+ Ringing: Cuộc thoại đang ở trạng thái đổ chuông phía bị gọi.
6.Thiết lập:
a: Extensions:
– Nội dung:
+ Quản lý Extensions: Cho phép người quản trị hệ thống thêm mới một extensions tương ứng, cập nhật thông tin extensions.
+ Tìm kiếm theo tên Extension , tên người gọi.
+ Độ ghi âm, các chức năng sửa, xóa ở mục thi hành
+ Danh sách sip: hiển thị tên Extension, tên người gọi, từ chối ip, cho phép ip, chế Thêm Extension :
+ Language: thiết lập ngôn ngữ mặc định cho các SIP user.Mặc định là “vi”.
+ Nat: thiết lập cho dù thiết bị SIP ở phía sau NAT firewal hay không.
+ Dtmfmode: thiết lập chế dộ DTMF. Sự lựa chọn giá trị nào phụ thuộc vào phần cứng chúng ta đang sử dụng các giá trị tùy chọn là: “rfc2833”, “info”, “inband” .
b: Voice mail:
– Nội dung: Tính năng cho phép hệ thống nhận các thông điệp tin nhắn thoại. Mỗi máy điện thoại được cung cấp thêm tính năng hộp thư thoại. Mỗi khi số điện thoại bận thì hệ thống sẽ định hướng trực tiếp các cuộc gọi đến hộp thư thoại tương ứng.
+ Quản lý danh sách voice mail, cho phép tìm kiếm voice mail bằng cách nhập mailbox, pin , fullname, email address.
+ Thêm mới voicemail.
– Thêm Voicemail:
c: Queues:
– Nội dung: Hàng đợi bao gôm các cuộc gọi đến được đặt trong hàng đợi
+ Thanh viên trả lời hàng đợi (Phần đăng nhập người dùng như là đại lý)
+ Phân chia các cuộc gọi giữa các thành viên
+ Thông báo cho các thành viên và những người gọi
+ Quản lý danh sách các nhóm queue chữa các số extensions
+ Tìm kiếm Queues: Tìm theo tên, Context.
– Queue name: Nhập vào số extensions.
Stretagy: Cấu hình qui luật đổ chuông cho các agent trong hàng đợi, nên dựa vào các đặc thù của công việc mà hàng đợi đó phải làm.
– Ringall: Là khi đó nếu một cuộc gọi được vào hàng đợi, tất cả các điện thoại của các agent trong hàng đợi mà đang rỗi đều đổ chuông và sẵn sang nhận cuộc gọi.
– Roundrobin: Thay phiên nhau gọi.
– Fewest calls: Ring ít nhất một cuộc gọi từ hàng đợi .
– Leastrecent: Ring gần đây nhất của hàng đợi.
– Random: Ring ngẫu nhiên.
– Rrmemory: Ring được chuyển vào bộ nhớ, ghi nhớ nơi cuối cùng đỗ chuông.
– Linear: Ring giao diện theo thứ tự chúng được liệt kê trong tập tin cấu hình.
– Thành viên được thiết lập sẵn sẽ được rung lên trong thứ tự mà chúng được thêm vào.
– Warndom: Ring một giao diện ngẫu nhiên, nhưng sử dụng hình phạt của agent như là có trọng lượng.
– Retry: Thiết lập thời gian đợi trước khi bắt đầu thử lại sau khi đổ chuông hết tất cả các extension trong hàng đợi mà không được trả lời, giá trị thường dùng là 0. Musicclass: nhạc chờ trong hàng đợi, chúng ta sẽ chỉ ra class chứa những tập tin âm
thanh đã upload lên hệ thống. Mặc định là “default”.
– Timeout: Đây là thời lượng mà mỗi cuộc gọi sẽ đổ chông trước khi hàng đợi xem xét cuộc gọi không được trả lời. Tự động điền sẽ tuần theo qui luật trong hàng đợi.
– Maxlen: Thiết lập giới hạn bao nhiêu cuộc gọi được xếp vào hàng đợi.Nếu muốn cho phép mọi cuộc gọi đều vào hàng đợi, thì thiết lập giá trị 0.
d: Audio: Nội dung: Quản lý các file âm thanh cho hệ thống gồm các chức năng thêm, xóa, nghe.
e: IVRS
– Nội dung: Là hệ thống tương tác thoại tự động, tính năng hoạt động như một người điện thoại viên nhưng với những Voice Guide (file thoại) đã được lập trình từ trước nhằm hướng dẫnchi tiết cho người gọi điện tới
+ Quản lý danh sách IVR :Thêm mới, chỉnh sửa và xóa IVR.
f: DIDS:
– Nội dung: Là dịch vụ cung cấp các số điện thoại đại diện, cuộc gọi sẽ tự động chuyển tiếp về tổng đài trung tâm khi được thiết lập
– Thêm mới DIDS
g: Shortkey– Nội dung: Sử dụng phím tắt đại diện cho các số dtails. Gồm các chức năng thêm mới Shortkey (Nhập Shortkey phải có * phía trước và không quá 2 số, chọn destination, chọn số details cau đó chọn thêm để hoàn thành).
– Xoa Shortkey (Chọn remove ở góc phải trên danh sách ở mục thi hành để xóa).
h: LCR:
– Nội dung: Dùng để định tuyến cuộc gọi ra theo các hướng được qui định dựa vào Prefix của từng nhà mạng (Telco), để tiết kiệm tối đa tiền cước vì được dùng trong nội mạng. Form quản lý gồm 3 phần:
+ Quản lý Least Cost Route: Cho phép thêm mới và cập nhật LCR
+ Tìm kiếm LCR:
+ Danh sách:
– Thêm LCRS:
i: Outbound Group
– Nội dung: Quản lý các nhóm người dùng: Danh sách các nhóm được phân loại để tiện quản lý và phân quyền gồm các chức năng thêm mới, sửa và xóa nhóm
k. Outbound Prefix:
– Nội dung: Là chức năng cho phép hoặc chặn các đầu số cuộc gọi ra của nhóm cuộc gọi. Gồm các chức năng thêm, sửa, xóa.
– Thêm Outbound Prefix
l: PINCODE:
– Nội dung: Pincode là các tài khoản người dùng được định danh cho mỗi người dùng, mà khi người thực hiện cuộc gọi ra trên các IPPhone trên hệ thống phải thực hiện nhập vào sau khi khi nhấn số gọi, tài khoản này là một chuỗi số không trùng nhau trên
hệ thống. Gồm các phần:
+ Quản lý Pincode: cho phép quản trị hệ thống thêm mới và cập nhật thông tin Pincode của người dùng, bao gồm: Pincode (là 1 chuỗi 4 chữ số tự sinh và không trùng nhau), Tên người dùng, Email (Email này có thể được dùng để gửi Email đến người dùng chi tiết cuộc gọi vào cuối mỗi kì), Nhóm người dùng , cho phép ghi âm hay
không trên người dùng này, thời lượng cho phép, trạng thái là kích hoạt hay khóa cuộc gọi, ngày hết hạn sử dụng của Pincode.
+ Tìm kiếm Pincode: Cho phép tìm Pincode theo các tiêu chí: Mã Pincode, Tên người dùng, Email, Trạng thái.
+ Danh sách Pincode: Liệt kê danh mục Pincode được tạo trên hệ thống, và các thông tin chi tiết về các Pincode đó, cột cuối cùng của form danh sách còn có các nút chức năng cho phép cập nhật hoặc xóa Pincode
– Thêm Pincode:
m: Quản lý nhóm
– Quản lý nóm extension gồm thêm mới, sửa, và xóa nhóm
7. Lịch sử:
– Ghi nhận các hoạt của user trên hệ thống.
8. Thay đổi thông tin cá nhân:
– Cập nhật tông tin cá nhân gồm: thay đổi mật khẩu, số điện thoại, thông tin ghi chú.
Trong khi thử nghiệm miễn phí Tổng đài ảo Cloud PBX bạn có thể dựa vào Hướng dẫn sử dụng để biết để có thể tự mình nắm bắt và xây dưng hệ thống cho doanh nghiệp bạn!
Mọi chi tiết về TONG DAI AO xin liên hệ:
Công ty Cổ phần GTC TELECOM
Địa chỉ: Số 49 Trung Kính – Cầu Giấy – Hà Nội
Điện thoại: 024.777.99.777
E- mail: contact@gtctelecom.vn
https://giaiphapcloudpbx.com
