Có bao giờ bạn tự hỏi đầu số hotline là gì? doanh nghiệp được gì khi lắp đầu số hotline? Đầu số hotine nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Cách lựa chọn số Hotline phù hợp với Doanh nghiệp? Các loại số hotline và tầm quan trọng của số hotline đối với Doanh nghiệp? .... Như vậy có thể nói tầm quan trọng của việc chăm sóc khách hàng tương tự như việc sống còn của doanh nghiệp hiện nay
Cùng sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số như hiện nay thì các doanh nghiệp cũng đã rất chú trọng đến khâu chăm sóc khách hàng. Đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ,...nhằm giữ chân khách hàng càng lâu càng tốt, biến khách mới thành khách quen, biến khách
quen thành khách thân thiết,...Ngoài việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo thì việc sử dụng đầu số hotline nhằm mở rộng tệp khách hàng, nâng cao uy tín, tính pháp lý,...rất rất nhiều lý do để sử dụng
đầu số tổng đài hotline cho doanh nghiệp. Cách lựa chọn cách chăm sóc khách hàng của các doanh
nghiệp cũng đa dạng không kém, có rất nhiều kênh để có thể chăm sóc, có doanh nghiệp sử dụng mối quan hệ cá nhân, có doanh nghiệp chọn tổng đài số cố định để làm chăm sóc khách hàng mà tiện gọi ra gọi vào, có doanh nghiệp muốn nó chuyên dụng hơn. Vậy đâu mới là lựa chọn đầu số tổng đài
phù hợp cho dành cho doanh nghiệp của bạn?
Hãy cùng chúng tôi điểm qua một số ý chính để có cái nhìn khách quan về Đầu số Hotline hơn nhé.
Đầu số hotline là gì?
- Số hotline hay đường dây nóng là một kênh liên lạc phổ biến của doanh nghiệp dùng để tiếp nhận phản hồi của khách hàng khi họ có nhu cầu. Chúng được sử dụng nhiều trong kinh doanh hay các dịch vụ chăm sóc khách hàng (CSKH) thể hiện tính hiện đại, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp,
mang lại sự hiệu quả và sự hài lòng đến từ khách hàng.
1. Đầu số 1900
Tổng đài 1900 là tổng đài tư vấn và bán hàng tại Việt Nam. Tổng đài 1900 tính cước người gọi, được ứng dụng hiệu quả cho mục các phòng bán hàng, chăm sóc khách hàng, chuỗi cửa hàng, giao hàng nhanh, phòng vé của doanh nghiệp và tổ chức.
- Đặc điểm: Đầu số 1900 có thể nói là đầu số được nhắc đến nhiều nhất của doanh nghiệp khi muốn
làm đầu số tổng đài hotline cho doanh nghiệp. Đặc điểm của đầu số này có thể kể đến như sau:
+ Khách hàng gọi vào tốn tiền: Mức cước mà khách hàng phải chi trả khác nhau theo dạng đăng ký đầu số của doanh nghiệp (từ 1.000đ/1 phút đến 15.000đ/1 phút)
+ Có chiết khấu cước cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp đăng ký đầu số sẽ được hưởng chiết khấu cước từ tổng doanh thu cước gọi vào. Chiết khấu sẽ phụ thuộc vào nhà mạng và đầu số mà doanh nghiệp đăng ký (từ 26% - 40%)
+ Cách tính cước: theo block 1 phút + 1 phút: Tức là dưới 60s được tính là 1 phút, từ giây thứ 61 được tính là 2 phút...
+ Cách thức hoạt động: Đầu số chỉ có thể nhận cuộc gọi tới 1 chiều và không thể gọi ra được
+ Dễ nhớ: Đầu số 1900 chỉ có 2 dạng chính là dạng có 8 số và dạng có 10 số, trong đó đã bao gồm 1900 ở đầu. Chính vì vậy, đầu số 1900 giúp cho khách hàng dễ nhớ hơn
+ Dễ quảng bá: Đầu số 1900 có thể triển khai toàn quốc, không phân biệt mã vùng. Chính vì vậy, việc quảng bá đầu số cũng rất đơn giản.
+ Có chiết khấu cho doanh nghiệp: Vì đặc điểm của đầu số này có chiết khấu theo doanh thu cước gọi vào cho doanh nghiệp. Nếu sản lượng cước gọi vào nhiều thì đây quả thực là số tiền không nhỏ.
+ Chuyên nghiệp: Việc sở hữu 1 đầu số 1900 sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.
- Nhược điểm: Tất nhiên rằng đầu số 1900 cũng có những nhược điểm nhất định:
+ Buộc phải có thông báo cước trong lời chào trên tổng đài: Điều này là quy định bắt buộc của nhà mạng nhằm minh bạch hóa mức cước mà khách hàng sẽ phải chi trả trên mỗi phút gọi.
+ Tâm lý khách hàng ngại phải chi trả mức chi phí cao
+ Khó lựa chọn đầu số theo ý muốn: Vì độ dài của đầu số 1900 chỉ có 8 đến 10 ký tự mà trong đó 1900 đã chiếm mất 4 ký tự. Chưa kể đến những ký tự quy định về nhà mạng, mức cước... Chính vì vậy mà lựa chọn đầu số theo sở thích cũng khá khó khăn
+ Cách thức hoạt động: Chỉ có thể nhận cuộc gọi, nên trên tổng đài cần phải có thêm 1 số điện thoại để đáp ứng nhu cầu gọi ra của doanh nghiệp
- Ai nên sử dụng đầu số 1900?
+ Nâng cao dịch vụ khách hàng: Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng đầu số như bán hàng, tư vấn, chăm sóc khách hàng ... thì 1900 là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên cước phí dành cho nhu cầu này nên ở mức 1000đ thì sẽ tạo cho khách hàng sự thoải mái hơn khi gọi tới doanh nghiệp
+ Kinh doanh đầu số: Một số doanh nghiệp sử dụng đầu số này cho mục đích kinh doanh như: Tư vấn thủ tục bảo hiểm, tư vấn du học, dịch vụ làm visa, văn phòng luật... Có thể sử dụng ở những mức cước cao hơn như 3.000đ, 5.000đ hoặc cao hơn tùy vào mục đích và nhu cầu
2. Đầu số 1800
Đầu số 1800 hay tổng đài 1800 là đầu số gọi vào miễn phí dành cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật. Tổng đài 1800 được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong việc chăm sóc khách hàng nhằm mang lại cảm giác được phục vụ hết mình cho khách hàng.
- Đặc điểm
+ Miễn phí cước gọi: Đầu số 1800 có đặc điểm lớn nhất đó chính là miễn cước cho khách hàng khi gọi vào. Cước phát sinh sẽ do doanh nghiệp đăng ký sử dụng đầu số chi trả.
+ Chỉ nhận cuộc gọi: Cũng giống như đầu số 1900, đầu số 1800 cũng chỉ có thể nhận cuộc gọi từ khách hàng.
- Ưu điểm
+ Tăng khách hàng gọi vào: Vì là đầu số miễn phí nên sẽ kích thích được khách hàng gọi vào nhiều hơn
+ Dễ nhớ, dễ quảng bá: Đầu số 1800 cũng tương tự như đầu số 1900, hoàn toàn có thể triển khai toàn quốc, không phụ thuộc vào mã vùng
+ Tốn chi phí: Ngoài chi phí triển khai, lắp đặt ban đầu. Doanh nghiệp còn phải chi trả thêm những chi phí cước phát sinh mà khách hàng gọi tới
+ Khó quản lý được cước phát sinh vì không biết trước được thời lượng mà khách hàng sẽ gọi vào
+ Dễ bị phá rối: Vì là đầu số miễn phí nên không thể tránh được những cuộc gọi từ những người không có nhu cầu về dịch vụ của doanh nghiệp, chưa kể đến là đối thủ chơi xấu (Tuy nhiên, nhược điểm này đã được khắc phục phần nào nhờ vào những công cụ chặn số phá rối)
+ Đầu số chỉ có thể nhận cuộc gọi, nên nếu doanh nghiệp cần liên lạc cho khách hàng thì buộc phải trang bị thêm một đầu số gọi ra
- Ai nên sử dụng đầu số 1800?
+ Đầu số 1800 phù hợp cho những doanh nghiệp có thương hiệu lớn, kích thích nhu cầu gọi vào của khách hàng. Ngoài ra một số doanh nghiệp muốn nâng cao dịch vụ khách hàng của mình.
3. Đầu số cố định
Dịch vụ thoại cố định trên nền tảng IP cho phép doanh nghiệp sử dụng một đầu số duy nhất nhưng có thể đáp ứng nhiều cuộc gọi đồng thời, vừa có thể CSKH, tư vấn và telesales.
- Đặc điểm
+ Phổ biến: Đây là đặc điểm cần phải kể đến đầu tiên khi nhắc đến đầu số cố định. Có những mã vùng đã quá quen thuộc với khách hàng như 024 Hà Nội, 028 TP.HCM...
+ Tương tác 2 chiều: Có thể vừa nhận cuộc gọi và gọi lại cho khách hàng mà không cần phải trang bị thêm đầu số
+ Đầu số cố định được đăng ký và sử dụng chỉ cho doanh nghiệp
- Ưu điểm
+ Chi phí thuê bao hàng tháng rẻ
+ Có thể vừa nhận cuộc gọi, vừa có thể gọi ra được. Ngoài ra chi phí gọi ra, đặc biệt là gọi nội hạt cũng khá thấp
+ Tăng cường sự uy tín: Đầu số cố định chỉ dành cho doanh nghiệp nên khách hàng gọi vào cũng sẽ cho cảm giác yên tâm và uy tín hơn
+ Dễ nhận diện được vùng miền kinh doanh
- Nhược điểm
+ Đầu số dài (11 số) nên khá khó nhớ
+ Đồng bộ đầu số cũng gặp khó khăn: Nếu doanh nghiệp có nhiều văn phòng, chi nhánh ở các tỉnh thành khác nhau thì rất khó lựa chọn những đầu số giống nhau mà chỉ khác mã vùng cho doanh nghiệp. Điều này làm cho khó nhận diện được thương hiệu hơn.
- Ai nên sử dụng đầu số cố định?
+ Tất cả các doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh đều cần 1 đầu số cố định để làm đại diện cho doanh nghiệp
+ Nếu doanh nghiệp hoạt động trên 1 tỉnh thì hoàn toàn có thể sử dụng đầu số cố định để làm đầu số tổng đài hotline
4. Đầu số di động
Tổng đài di động được hiểu là sử dụng sim di động để biến đối thành tổng đài chăm sóc khách hàng, tổng đài bán hàng.
- Đặc điểm
+ Trước đây đầu số di động được mặc định sử dụng cho mục đích cá nhân riêng. Nhưng hiện tại với công nghệ phát triển thì những đầu số di động đã được tích hợp vào tổng đài để làm đầu số hotline cho doanh nghiệp.
- Ưu điểm
+ Phổ biến
+ Chi phí thuê bao hàng tháng khá thấp
+ Không phụ thuộc vào mã vùng
+ Đầu số dễ nhớ, dễ lựa chọn được đầu số theo mong muốn
- Nhược điểm
+ Mặc dù đã được phát triển được thành số tổng đài nhưng người dùng vẫn còn tâm lý là số cá nhân
+ Cước phí gọi ngoại mạng cũng khá cao.
- Ai nên sử dụng đầu số di động?
+ Đầu số di động phù hợp với những doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng, bán hàng, tư vấn... Ngoài ra nếu như doanh nghiệp muốn tiết kiệm cước phí mà không quan trọng số gọi ra thì có thể sử dụng nhiều đầu số đăng ký trên hệ thống tổng đài để gọi nội mạng với khách hàng.
Để xây dựng tổng đài hotline thì cần những gì?
Để xây dựng được hệ thống tổng đài hotline cho doanh nghiệp, chúng ta cần 3 yếu tố chính: đầu số, hệ thống tổng đài và thiết bị đầu cuối.
- Đầu số
+ Bạn hoàn toàn có thể sử 4 dạng đầu số như ở phần trên, tùy vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp mình. Việc đăng ký đầu số cũng khá đơn giản, bạn hoàn toàn có thể liên hệ những nhà mạng cung cấp đầu số có thể kể đến như Viettel, Mobifone, VNPT, FPT, CMC, Itel... để đăng ký đầu số
dịch vụ cho mình.
+ Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy khó khăn, bạn hoàn toàn có thể liên hệ đến WorldfonePBX, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn lựa chọn đầu số cho mình một cách tốt nhất
- Hệ thống tổng đài
+ Hệ thống tổng đài là nơi để điều phối và quản lý toàn bộ mọi cuộc gọi. Hiện nay giải pháp tổng đài ảo đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì giúp quản lý cuộc gọi hiệu quả; tính chuyên nghiệp cao; tích hợp được nhiều tính năng, phần mềm bên khác; đặc biệt là tiết kiệm được chi phí rất lớn cho doanh nghiệp.
- Thiết bị đầu cuối
+ Để sử dụng được tổng đài chắc chắn chúng ta phải cần đến thiết bị đầu cuối. Có 2 phương pháp để nhận và thực hiện cuộc gọi trên hệ thống tổng đài ảo đó là sử dụng thiết bị phần cứng (IP Phone, tai nghe chuyên dụng) hoặc softphone cài lên máy tính hoặc điện thoại di động.
+ Softphone mang đến sự tiện lợi, tính di động cao. Tuy nhiên sự ổn định của softphone là không cao. Chính vì vậy, bạn nên trang bị cho bộ phận trực tổng đài hotline những thiết bị phần cứng như IP Phone hoặc tai nghe chuyên dụng để đảm bảo chất lượng tốt nhất
Vậy tôi có thể kết hợp dịch vụ này như thế nào? Nói về khả năng kết hợp thì các doanh nghiệp thường chọn cách như sau:
- Sử dụng số cố định để gọ ra/vào + Đầu số 1800/1900 là hotline chuyên biệt chăm sóc khách hàng + Có thể kết hợp SMS Brandname để làm các chiến dịch Marketing
- Với doanh nghiệp có kinh phí chăm sóc khách hàng ở mức vừa phải thì có thể sử dụng đầu số 1900 để làm hotline, nhằm tối ưu hóa chi phí mà vẫn có thể chăm sóc khách hàng bằng đầu số chuyên dụng.
- Doanh nghiệp muốn chăm sóc khách hàng ở mức hoàn hảo: Kết hợp đầu số cố định gọi ra vào + Đầu số 1800 miễn cước + Dịch vụ tin nhắn chủ động để chăm sóc khách hàng mọi lúc mọi nơi
Trên đây là các đặc điểm cũng như ưu và nhược điểm của các dạng đầu số để làm hotline cho doanh nghiệp muốn tham khảo. Hy vọng các bạn sẽ có thêm thông tin để lựa chọn đầu số hotline cho doanh nghiệp của mình
Thông tin chi tiết về lắp tổng đài ảo xin liên hệ!
CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN KẾT CÔNG NGHỆ TOÀN CẦU GTC
Địa chỉ: Tầng 5, số 49 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội.
Điện thoại: 024.777.99.777
E-mail: contact@gtctelecom.vn
Website: https://gcloudpbx.vn
